DO söker en registrator för ett vikariat

Diarienummer LED 2019/122

Ansökan senast 20 mars 2019

Diskrimineringsombudsmannen (DO) söker en engagerad registrator till myndighetens administrativa enhet. Tjänsten är ett vikariat och är placerad på administrativa enheten.

Administrativa enheten

Enheten ansvarar för att utveckla, kvalitetssäkra och säkerställa väl fungerande administrativa processer inom enhetens ansvarsområden. I enhetens ansvarsområden ingår ekonomistyrning, verksjuridik och upphandlingar, IT och telefoni, registratur och arkiv, reception och växel, lokal- och säkerhetsarbete samt fysiskt tillgänglighets- och miljö/hållbarhetsarbete.

Dina arbetsuppgifter

Arbetsuppgifterna på myndighetens registratur omfattar såväl löpande arbete som utveckling för att bidra till myndighetens verksamhet. Vidare ingår samverkan och många kontakter såväl internt inom myndigheten som med externa parter.

I arbetet ingår posthantering, diarieföring, arkivering, återsökning av handlingar enligt upprättad arkivförteckning samt att hålla övriga handlingar ordnade. Vidare innebär arbetet att besvara telefonsamtal och mail från allmänhet, hantera utlämnande av allmänna handlingar, stödja myndighetens medarbetare i interna frågor gällande registrering och arkivering samt ta fram ärendestatistik. I uppgifterna ingår att tillsammans med kollegorna, utveckla processer och arbetssätt gällande diarieföring och dokument- och ärendehantering. Verksamheten planerar även ett arbete med att förbereda införandet av e-arkiv vilket myndighetens registratur kommer att vara delaktig i. I registratorns roll ingår att löpande bidra till, genomföra och följa upp utveckling av registratorsfunktionen på DO.

Kravprofil

Vi söker dig med

  • gymnasiekompetens
  • utbildning i registratorsarbete eller dokumenthantering för registrator
  • aktuell erfarenhet av arbete som registrator inom offentlig sektor (med arbetsuppgifter motsvarande de nämnda ovan eller liknande)
  • erfarenhet av att arbeta i diarieföringssystem och med digital ärendehantering
  • god kännedom om de lagar och förordningar som styr offentlig verksamhet och registraturens funktion och ansvar
  • goda kunskaper i MS Officepaketet
  • goda kunskaper i svenska i tal och skrift

Du ska ha förmåga att

  • ge mycket god service och stöd till medarbetare och allmänheten
  • vara noggrann och strukturerad
  • inge förtroende och ha hög integritet
  • arbeta självständigt samt även ha mycket god samarbetsförmåga
  • vara lösnings- och utvecklingsinriktad
  • kunna växla mellan olika arbetsuppgifter och svårighetsgrad
  • vara kommunikativ i tal och skrift

Meriterande

  • erfarenhet av verksamhets- och rutinutveckling inom registratur och arkivering
  • utbildning inom arkiv- eller informationsvetenskap
  • erfarenhet av liknande arbetsuppgifter på statlig myndighet
  • erfarenhet av att arbeta i dokumenthanteringssystem
  • erfarenhet av diarieföring i W3D3 eller Platina
  • erfarenhet av systemet Qlikview eller motsvarande statistik- och beslutsstödsystem
  • erfarenhet av att besvara inkommande frågor angående ärenden från allmänheten (anmälare, journalister och andra parter)
  • erfarenhet av utveckling och förvaltning av system för diarieföring och förvaltning

Stor vikt kommer att läggas vid de personliga förmågorna.

Tjänsten är ett vikariat till mars 2020, med start så snart som möjligt eller enligt överenskommelse.

Om DO

DO:s uppdrag är att arbeta mot diskriminering, såväl förekomsten av diskriminering som risker för diskriminering. Ledstjärnan är vår vision, ett samhälle fritt från diskriminering. Våra insatser inom kunskapsutveckling, kunskapsspridning, tillsyn och processföring har ett gemensamt och riktat syfte, att motverka diskriminering och på andra sätt främja lika rättigheter och möjligheter.

För närvarande är vi ett hundratal anställda som arbetar i tillgängliga lokaler på Råsundavägen 18 i Solna, med närhet till goda kommunikationsmöjligheter. Vi ser inte ytterligare anpassningar som ett hinder. Läs mer om DO på http://www.do.se/om-do/jobba-hos-oss/.

Vi erbjuder dig en arbetsplats med förmåner som bland annat flexibla arbetstider, friskvårdsersättning och friskvårdstimme. Varje medarbetare har eget rum.

Vi värnar om en rekrytering fri från diskriminering som ger lika möjligheter för alla.

Kontakt

Kontaktperson är rekryterande chef Nanna Sörling eller HR-generalist Anna Johansson. Fackliga företrädare är Olle Andersson Brynja för Saco och Ammar Makboul för ST. Du når dem via DO:s växel 08-120 20 700.

Välkommen med din ansökan inklusive meritförteckning senast den 20 mars 2019 till Diskrimineringsombudsmannen, Box 4057, 169 04 Solna eller till ansokning@do.se med referensnummer LED 2019/122. Observera att vi inte ser din profilsida på LinkedIn som en inskickad ansökan och meritförteckning.