DO söker registrator

Diarienummer LED 2016/120

Ansökan senast 1 maj 2016

Arbetsuppgifterna på myndighetens registratur omfattar såväl löpande arbete som utveckling för att bidra till myndighetens verksamhet. Vidare samverkan och många kontakter såväl internt inom myndigheten som med externa parter.

Administrativa enheten

I administrativa enhetens arbetsuppgifter ingår att ansvara för att utveckla, kvalitetssäkra och säkerställa väl fungerande administrativa processer. Enheten ansvarar för ekonomistyrning, verksjuridik, IT, telefoni, registratur, arkiv, reception, telefonväxel, internservice samt säkerhets- och miljöarbete.

Dina arbetsuppgifter

I arbetet ingår att öppna inkommande post, diarieföra och scanna myndighetens handlingar, arkivera och återsöka handlingar enligt upprättad arkivförteckning och hålla övriga handlingar ordnade. Vidare att besvara telefonsamtal och mail från allmänhet, stödja myndighetens medarbetare i interna frågor gällande registrering och arkivering samt ta fram ärendestatistik. I uppgifterna ingår att tillsammans med kollegorna ta fram och följa upp ärendeförteckning och medverka till att utveckla processer och arbetssätt gällande dokument- och ärendehantering. I uppgifterna ingår även att ta fram handlingar i ärenden som efterfrågas och se till att dessa sekretessgranskas inför utlämnande. I övrigt ingår att delta i förekommande arbetsuppgifter på enheten.

Kravprofil

Vi söker dig med

  • gymnasiekompetens
  • erfarenhet av registratorsarbete, diarieföring och ärendehantering
  • utbildning i registratorsarbete eller dokumenthantering för registrator
  • erfarenhet av att arbeta i ärendehanteringssystem
  • goda kunskaper i reglerna om offentlighet och sekretess
  • goda kunskaper i MS Officepaketet
  • erfarenhet av administrativt arbete inom offentlig verksamhet

Du ska ha förmåga att

  • ge mycket god service och stöd till medarbetare och allmänheten
  • vara noggrann och strukturerad
  • inge förtroende och ha god integritet
  • arbeta självständigt samt även ha mycket god samarbetsförmåga
  • vara lösningsinriktad och utvecklingsbenägen
  • växla mellan olika arbetsuppgifter och svårighetsgrad

Meriterande

  • utbildning inom arkiv- eller informationsvetenskap
  • erfarenhet av liknande arbetsuppgifter på statlig myndighet
  • erfarenhet av ärendehanteringssystemet W3D3 eller Platina
  • erfarenhet av systemet Qlikview eller motsvarande statistik- och beslutsstödssystem
  • erfarenhet av att besvara inkommande frågor angående ärenden från allmänheten (anmälare, journalister och andra parter)
  • erfarenhet av utveckling och förvaltning av system för diarieföring och förvaltning

Om tjänsten och ansökan

Tjänsten är en allmän visstidsanställning med start 1 september 2016 och ett år framåt, med möjlighet till förlängning.

DO erbjuder dig en arbetsplats med förmåner som bland andra flexibla arbetstider, friskvårdsersättning och friskvårdstimme.

DO värnar om en rekrytering fri från diskriminering och som ger lika möjligheter för alla.

Kontaktperson är enhetschef Nanna Sörling eller HR-handläggare Tove Rundström. Fackliga företrädare är Caroline Diab för SACO-S och Per Holfve för ST. Du når dem via DO:s växel 08-120 20 700.

Välkommen med din ansökan inklusive meritförteckning senast den 1 maj 2016 till Diskrimineringsombudsmannen, Box 3686, 103 59 Stockholm eller till ansokning@do.se med referensnummer LED 2016/120.

DO är en statlig myndighet som arbetar för att främja lika rättigheter och möjligheter och motverka diskriminering. Myndigheten ska verka för att diskriminering som har samband med kön, könsidentitet eller könsuttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning och ålder inte förekommer.

För närvarande är vi ett hundratal anställda som arbetar i centralt belägna och tillgängliga lokaler på Torsgatan 11 i Stockholm. Vi ser inte ytterligare anpassningar som ett hinder. DO kommer att flytta till nya lokaler på Råsundavägen 18 i Solna. Inflyttning beräknas från den 1 november 2016 till 31 december 2016.